Registro de viajeros
La Ley Orgánica de Protección de la Seguridad Ciudadana del 30 de marzo de 2015 exige una serie de requisitos indispensables para cumplir con la legalidad. Uno de ellos son obligaciones de registro documental de actividades relevantes para la seguridad ciudadana, como el hospedaje.
Eso quiere decir que hay que realizar obligatoriamente el registro de todos los viajeros mayores de 14 años.
Desde Beahost Rentals te contamos qué pasos hay que seguir para realizar el registro de viajeros.
Partes de entrada y libro-registro de personas viajeras
Como propiamente dicho para registrar a los viajeros hay que apuntar las entradas de personas que se van a alojar en tu vivienda vacacional en un libro – registro.
Los siguientes datos deben ser incluidos en partes de viajeros:
1. Los datos de identificación de la persona viajera, en los que se comprenden:
- Nombre y apellidos;
- Número, tipo, y fecha de expedición del documento de identidad presentado;
- Sexo;
- Fecha y país de nacimiento;
2. Los datos de identificación de la persona Titular de la vivienda en que se hospedó
3. La fecha de entrada de la persona viajera en la misma.
¿Dónde puedo encontrar este libro – registro?
Existe un modelo oficial del libro-registro que tiene que ser rellenado con la información que te proporciona el huésped. Lo puedes descargar aquí.
Las entradas de registro deben ser firmadas por todas las personas mayores de 16 años de edad que se alojen en la vivienda y podrían ser cumplimentada tanto por ellas como por tí durante el check-in.
El libro – registro tiene que estar encuadernado con un mínimo de 100 hojas y máximo de 500, se ordenará de forma correlativa y se conservará obligatoriamente durante 3 años a contar desde la fecha de emisión de la última parte que lo conforma.
¿Cómo hay que remitir el registro?
Los propietarios o gestores de los pisos turísticos a la hora de hacer el check-in por la Orden INT/1922/2003, de 3 de julio están obligados a remitir la información a las Comisarías de Policía dentro de las 24 horas siguientes al comienzo del alojamiento de cada huésped.
Los detalles de cada persona viajera que se integra a las hojas del libro – registro deberán ser comunicados por cualquiera de los sistemas que a continuación se detalla.
Hay diferentes formas de presentar la entrada:
- Presentando directamente (en este caso sería necesario llevar dos copias)
- Por correos (sólo en aquellos municipios sin delegaciones policiales)
- Por fax
- Entregando directamente esta información en soporte magnético
- Por Internet
Actualmente existe un sistema de comunicación a través de la web habilitada para ello, denominada Webpol si el registro se realizará en la Comisaría de Policía o en una plataforma de las Hospederías de Guardia Civil, en su caso.
El acceso a estas plataformas permite a la persona encargada enviar los partes de huéspedes de forma telemática, pudiendo escoger entre enviar un fichero por parte o uno que contenga todos los registros de ese día.
Proceso de inscripción en Webpol
Para inscribirte en Webpol tienes que acudir previamente a la Comisaría de Policía cercana de manera presencial. Después, los trámites se podrán realizar a través de Internet, pero éste es un primer paso que hay que hacer.
El proceso es muy sencillo, la solicitud de alta en la Webpol sólo puede hacerse de forma presencial. El titular o gestor deberá identificarse aportando los siguientes documentos originales junto a una fotocopia de los mismos:
- Documento de identidad de la persona que va a realizar el trámite o, en su caso, una autorización de representación.
- Declaración responsable de la actividad (la que se presentó en Turismo)
- Las escrituras, notas simples o, contrato de gestión de la vivienda.
Si todo es correcto, una vez aportados estos documentos se procederá al alta en la aplicación de la policía y te asignará un usuario y clave para entrar en el sistema de hoteles que, en caso de la Webpol, sería a través de esta web: https://webpol.policia.es/e-hotel/
Proceso de inscripción en la Guardía Civil
Si la localidad donde se ubica la vivienda no cuenta con una comisaría de policía o tu vivienda está en una zona rural sin tener cerca una comisaría de Policía, el registro se hace en Hospederías de la Guardia Civil. El proceso de inscripción es un poco diferente.
En primer lugar para poder realizar el parte de viajeros con la Guardia Civil hay que descargar y cumplimentar un sencillo formulario para el alta o modificación de datos sobre tu vivienda.
Hay que indicar tu tipo de actividad (normal, temporalmente sin actividad o baja definitiva), la modalidad del establecimiento, los datos de tu vivienda y los datos del gestor, en su caso.
En el último punto, piden información sobre la modalidad de comunicación a elegir entre estos cuatro:
- Vía Internet
- Entrega en soporte magnético/digital
- Presentación directa o por correo
- Por Fax
El formulario cumplimentado debe ser entregado en la Hospedería de la Guardia Civil de forma presencial.
Te asignará un código y la contraseña (distinto al de la Policía) con que podrás inscribirte y empezar registrar tus inquilinos: https://hospederias.guardiacivil.es/hospederias/configuracion.do
El registro de viajeros es una de las más pequeñas tareas en la industria del alquiler vacacional en comparación con otras tareas mayores como la promoción de tu anuncio en los portales de alquiler turístico, por ejemplo. O la limpieza, o la atención al viajero.
Como puedes observar, el registro de huéspedes es un proceso simple, pero importante y requiere tiempo para realizarlo.
Si tu intención es poner en alquiler turístico tu vivienda y beneficiarte de ello, en Beahost Rentals gestionamos todas las reservas en los mejores portales, nos encargamos de la comunicación con los huéspedes en todo momento y si lo necesita de las limpiezas y bienvenida de los viajeros. Contactanos y cuéntanos más sobre tu vivienda.
